Jak ograniczyć papierowe ogłoszenia w urzędzie?
Papierowe komunikaty nadal są potrzebne. Problem zaczyna się wtedy, gdy bieżące informacje zmieniają się szybciej niż kartki wiszące na tablicy ogłoszeń.
Zobacz, jak krok po kroku uporządkować komunikację z mieszkańcami, ograniczyć liczbę wydruków i przenieść najczęściej aktualizowane informacje na elektroniczną tablicę informacyjną.
Przeczytaj poradnik
Jedna kartka.
Jest wtorek.
Pracownik urzędu przypina do tablicy kolejne ogłoszenie.
Nowe godziny pracy jednego z wydziałów.
Obok pojawia się informacja o konsultacjach społecznych. Kilka centymetrów niżej harmonogram odbioru odpadów. Jeszcze niżej komunikat o planowanej przerwie technicznej.
Kilka starszych kartek nadal wisi na tablicy. Jedna z nich straciła aktualność już kilka dni temu. Druga została częściowo zasłonięta nowym ogłoszeniem. Trzecia odkleja się w rogu.
Dla pracownika to zaledwie kilka minut pracy.
Ale po drugiej stronie tej tablicy stoi mieszkaniec.
Przez chwilę czyta. Próbuje znaleźć właściwą informację. Zastanawia się, która kartka jest aktualna.
Po chwili odwraca się i podchodzi do okienka.
– Przepraszam… gdzie znajdę wydział komunikacji?
Czy problemem naprawdę jest brak informacji?
Nie.
Problemem jest to, że informacji jest coraz więcej, a papier nie nadąża za tempem zmian.
Papierowe ogłoszenia od lat pomagają urzędom komunikować się z mieszkańcami i nadal mają swoje miejsce. Są dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi zasadami muszą pozostać w tradycyjnej formie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy na tej samej tablicy próbujemy umieścić także wszystkie bieżące komunikaty — zmiany godzin pracy, awarie systemów, konsultacje społeczne, wydarzenia lokalne i informacje organizacyjne.
Im więcej takich komunikatów pojawia się każdego dnia, tym trudniej utrzymać porządek. Kolejne kartki zastępują poprzednie, część treści szybko traci aktualność, a mieszkańcy zamiast łatwiej znaleźć potrzebną wiadomość, poświęcają więcej czasu na jej szukanie.
Papier się nie zmienił. Zmienił się świat wokół niego.
Jeszcze kilkanaście lat temu tablica ogłoszeń w urzędzie spełniała swoją rolę niemal idealnie.
Komunikat wisiał przez kilka tygodni. Mieszkańcy przychodzili do urzędu rzadziej, a liczba publikowanych informacji była znacznie mniejsza.
Dzisiaj wygląda to zupełnie inaczej.
Informacji jest znacznie więcej
Konsultacje społeczne, wydarzenia miejskie, zmiany organizacyjne, harmonogramy odbioru odpadów, awarie systemów, ostrzeżenia pogodowe, nowe e-usługi i dziesiątki innych komunikatów.
Informacje zmieniają się szybciej
Wiele komunikatów jest aktualnych tylko przez kilka godzin lub kilka dni. Każda zmiana oznacza kolejny wydruk i kolejną wymianę kartek.
Mieszkańcy oczekują aktualnych informacji
Dzisiaj nikt nie zastanawia się, czy komunikat został wymieniony rano, tydzień temu czy miesiąc wcześniej. Zakłada, że wszystko co widzi, jest aktualne.
Jeszcze niedawno problemem był brak informacji.
Dzisiaj problemem jest nadmiar informacji, które trzeba stale aktualizować.
Papier nie musi zniknąć. Musi tylko wrócić na właściwe miejsce.
Elektroniczna tablica informacyjna nie ma zastępować każdego dokumentu ani każdej formy publikacji. Jej zadaniem jest przejąć te informacje, które zmieniają się często, wymagają szybkiej aktualizacji i powinny być widoczne od razu.
Tam, gdzie liczy się formalna forma publikacji
Niektóre dokumenty nadal powinny być udostępniane zgodnie z obowiązującymi procedurami i wymaganiami. W takich przypadkach tradycyjna tablica ogłoszeń nadal spełnia swoją rolę.
- obowiązkowe dokumenty urzędowe,
- ogłoszenia wymagające określonej formy publikacji,
- treści przeznaczone do dłuższego zapoznania się,
- dokumenty, które powinny pozostać dostępne w niezmienionej formie.
To, co zmienia się szybko i powinno być widoczne od razu
Największą korzyść przynosi przeniesienie na ekran informacji, które dziś drukuje się ponownie przy każdej zmianie.
- godziny pracy urzędu i wydziałów,
- numery pokoi i lokalizacje stanowisk,
- zmiany organizacyjne i komunikaty awaryjne,
- konsultacje społeczne i wydarzenia lokalne,
- harmonogramy odbioru odpadów,
- ostrzeżenia pogodowe i ważne informacje dla mieszkańców,
- kody QR prowadzące do formularzy i e-usług.
Nie pytaj: „co możemy przenieść na monitor?”
Zacznij od prostszego pytania: które informacje drukujemy najczęściej?
Celem nie jest urząd bez papieru.
Celem jest urząd, w którym każda informacja trafia do właściwego miejsca.A co, gdyby zmianę komunikatu można było wykonać w kilkanaście sekund?
Bez drukowania kolejnej kartki. Bez szukania wolnego miejsca na tablicy. Bez sprawdzania, czy poprzednie ogłoszenie zostało już zdjęte.
Wróćmy na chwilę do pracownika, który rano przypinał nową kartkę.
Tym razem nie podchodzi do tablicy ogłoszeń. Nie uruchamia drukarki. Nie szuka pinezki.
Otwiera panel zarządzania treścią, zmienia godzinę pracy wydziału i zatwierdza komunikat.
Jeżeli komunikat powinien pojawić się tylko przez jeden dzień, można ustawić termin jego publikacji. Jeżeli dotyczy kilku ekranów, można wyświetlić go w różnych częściach urzędu bez przygotowywania kolejnych wydruków.
A kiedy informacja straci aktualność, znika z ekranu. Nie zostaje na tablicy przez następny tydzień.
Zmień treść
Pracownik przygotowuje nowy komunikat lub aktualizuje istniejący w prostym panelu zarządzania.
Opublikuj
Informację można wyświetlić od razu albo zaplanować jej publikację na konkretny dzień i godzinę.
Pokaż mieszkańcom
Aktualny komunikat pojawia się na ekranie w holu, poczekalni, korytarzu albo przy punkcie obsługi mieszkańców.
Mniej pracy przy publikacji. Więcej porządku po stronie mieszkańca.
Informacja może zostać zmieniona bez ponownego drukowania.
Najważniejsze komunikaty są widoczne bez szukania wśród kartek.
Nieaktualne treści mogą znikać automatycznie.
Jedna zmiana może zostać opublikowana na kilku ekranach.
Komunikaty można uzupełniać zdjęciami, ikonami i kodami QR.
Mieszkańcy szybciej odnajdują informacje, których potrzebują.
Jedna kartka mniej nie zmieni sposobu pracy urzędu.
Ale każda informacja, której nie trzeba już drukować, jest początkiem bardziej uporządkowanej komunikacji.Nie każda informacja powinna wyglądać tak samo.
Monitor nie jest cyfrową wersją korkowej tablicy. Nie chodzi o to, aby przenieść na ekran wszystkie kartki i wyświetlić je obok siebie. Dobra komunikacja zaczyna się od decyzji, co mieszkaniec powinien zobaczyć najpierw.
Mieszkaniec wchodzi do urzędu.
Nie ma czasu na czytanie kilkunastu długich komunikatów. Najczęściej szuka jednej konkretnej odpowiedzi:
Dlatego ekran powinien prowadzić wzrok. Najważniejsza wiadomość musi być widoczna od razu, informacje dodatkowe mogą pojawić się niżej, a treści wymagające dłuższego zapoznania warto uzupełnić kodem QR lub adresem strony internetowej.
Najpierw to, co pilne. Potem to, co przydatne.
Zamiast konkurować o uwagę mieszkańca, informacje powinny tworzyć czytelny porządek. Dzięki temu ekran staje się przewodnikiem, a nie kolejnym miejscem pełnym komunikatów.
Awarie, zmiany godzin pracy, czasowe zamknięcie stanowiska, ostrzeżenia i informacje dotyczące bieżącej obsługi.
Numery stanowisk, lokalizacje wydziałów, godziny przyjęć, kolejność obsługi i podstawowe informacje organizacyjne.
Zapowiedzi wydarzeń, terminy konsultacji, inwestycje, harmonogramy odbioru odpadów i ważne inicjatywy gminne.
Informacje, które najczęściej zastępują kolejne wydruki.
Godziny pracy
Aktualne godziny obsługi urzędu, wydziałów oraz punktów przyjmowania mieszkańców.
Komunikaty bieżące
Zmiany organizacyjne, awarie systemów, utrudnienia oraz informacje, które powinny zostać zauważone od razu.
Kierunki i lokalizacje
Numery pokoi, piętra, lokalizacje wydziałów i wskazówki, które pomagają mieszkańcom odnaleźć właściwe miejsce.
Wydarzenia lokalne
Spotkania, konsultacje społeczne, sesje rady, wydarzenia kulturalne oraz inicjatywy organizowane przez gminę.
Formularze i e-usługi
Kody QR prowadzące bezpośrednio do formularzy, zapisów, płatności i elektronicznych usług urzędu.
Informacje komunalne
Harmonogramy odbioru odpadów, komunikaty wodociągowe, informacje o jakości powietrza i działaniach ekologicznych.
Skopiować treść kartki na ekran
Długi dokument, mała czcionka i kilka akapitów wyświetlonych jednocześnie nadal pozostają trudne do przeczytania — nawet na nowoczesnym monitorze.
Skrócić komunikat do najważniejszej informacji
Czytelny nagłówek, krótka instrukcja, termin i kod QR często wystarczą, aby mieszkaniec wiedział, co powinien zrobić dalej.
Ekran nie powinien wyświetlać więcej informacji.
Powinien sprawić, że właściwa informacja będzie łatwiejsza do znalezienia.Papierowa tablica ogłoszeń czy elektroniczna tablica informacyjna?
Po przeczytaniu poprzednich rozdziałów łatwo zauważyć, że oba rozwiązania mają swoje miejsce w urzędzie. Różnią się jednak sposobem przekazywania informacji i ilością pracy potrzebnej do ich codziennej obsługi.
Papier nadal pozostaje najlepszym miejscem dla dokumentów, które zgodnie z przepisami powinny być publikowane w tradycyjnej formie.
Elektroniczna tablica informacyjna przejmuje natomiast wszystkie komunikaty, które zmieniają się często, wymagają szybkiej aktualizacji i mają być widoczne dla mieszkańców od razu.
Czy elektroniczna tablica informacyjna sprawdzi się w każdym urzędzie?
Sposób komunikacji może wyglądać inaczej w niewielkim urzędzie gminy, inaczej w dużym urzędzie miasta, a jeszcze inaczej w urzędzie pracy. Potrzeba pozostaje jednak ta sama: mieszkańcy powinni szybko odnajdywać aktualne i czytelne informacje.
Nie wielkość budynku decyduje o tym, czy ekran będzie potrzebny.
Znacznie ważniejsze jest to, ile informacji publikuje dana jednostka, jak często treści się zmieniają i ilu mieszkańców korzysta z jej usług.
W małym urzędzie jeden monitor może uporządkować komunikację przy wejściu. W większej instytucji kilka ekranów może przekazywać różne informacje w poszczególnych częściach budynku.
Urząd gminy
Jeden czytelny ekran może prezentować godziny pracy, komunikaty, terminy odbioru odpadów, wydarzenia lokalne i informacje dla mieszkańców.
Prosta komunikacja w jednym miejscuUrząd miasta
Większa liczba wydziałów i interesantów oznacza więcej komunikatów, które warto uporządkować według ich znaczenia oraz miejsca publikacji.
Więcej informacji bez większego chaosuStarostwo i urząd marszałkowski
Elektroniczna komunikacja pomaga informować o sesjach, konsultacjach, inwestycjach, naborach, programach oraz sprawach dotyczących całego regionu.
Informacje dla większej grupy odbiorcówUrząd pracy
Ekran może prezentować aktualne oferty, terminy spotkań, informacje o szkoleniach, naborach, projektach aktywizacyjnych i zasadach obsługi.
Aktualne informacje dla osób poszukujących pracyOPS i jednostki pomocy społecznej
Czytelne komunikaty mogą dotyczyć świadczeń, terminów składania wniosków, programów wsparcia, dyżurów i zmian organizacyjnych.
Informacja podana spokojnie i zrozumialeCUW, ZGK i pozostałe jednostki
Centrum Usług Wspólnych, Zakład Gospodarki Komunalnej, zarząd dróg czy inne jednostki mogą publikować komunikaty dopasowane do własnych zadań.
Jedno narzędzie, różne zastosowaniaZacznij od potrzeb, nie od liczby ekranów.
Przed wyborem rozwiązania warto określić, jakie informacje mają być publikowane, kto będzie nimi zarządzał i jak często będą się zmieniać. Dopiero później można zdecydować, czy potrzebny jest jeden ekran, czy bardziej rozbudowany system.
Komunikaty bieżące, godziny pracy, wydarzenia, oferty, ostrzeżenia czy informacje organizacyjne.
Innego rozwiązania wymagają treści aktualizowane raz w miesiącu, a innego komunikaty zmieniające się każdego dnia.
Wszyscy mieszkańcy, osoby oczekujące na obsługę, pracownicy konkretnego wydziału czy uczestnicy wydarzenia.
Elektroniczna tablica informacyjna nie jest rozwiązaniem tylko dla dużych urzędów.
Jest rozwiązaniem dla każdej jednostki, która chce szybciej i czytelniej przekazywać aktualne informacje.Jak wygląda publikacja komunikatu w zwykły dzień pracy urzędu?
Największa zmiana nie polega na tym, że informacja pojawia się na ekranie. Polega na tym, że pracownik może ją przygotować, opublikować i usunąć bez przerywania innych obowiązków.
Do sekretariatu trafia informacja, że jeden z wydziałów będzie dziś przyjmował mieszkańców krócej.
Komunikat powinien pojawić się jak najszybciej. Najlepiej jeszcze przed otwarciem urzędu, zanim pierwsi mieszkańcy wejdą do budynku.
W tradycyjnym modelu ktoś musi przygotować treść, wydrukować ją, znaleźć odpowiednie miejsce na tablicy i pamiętać, aby po zakończeniu dnia usunąć nieaktualne ogłoszenie.
Przy elektronicznej tablicy informacyjnej pracownik aktualizuje treść z poziomu komputera, ustawia czas publikacji i zatwierdza zmianę.
Jedna informacja. Kilka osobnych czynności.
Ułożenie komunikatu i dopasowanie go do wydruku.
Uruchomienie drukarki, wykorzystanie papieru i materiałów eksploatacyjnych.
Przejście do tablicy i znalezienie miejsca na nowe ogłoszenie.
Pamiętanie o zdjęciu komunikatu, gdy przestanie być aktualny.
Jedna informacja. Jedna krótka operacja.
Komunikat pojawia się na ekranie od razu albo o wybranej godzinie. Po upływie terminu może zniknąć automatycznie.
Mieszkańcy otrzymują aktualną informację, a pracownik nie musi wracać do niej po zakończeniu dnia.
Ekran może reagować na rytm pracy urzędu.
Nie wszystkie informacje muszą być widoczne przez cały dzień. Część z nich ma znaczenie rano, część w godzinach obsługi, a inne dopiero podczas konkretnego wydarzenia.
Najważniejsze komunikaty organizacyjne
Zmiany godzin pracy, nieczynne stanowiska, awarie i informacje, które mieszkańcy powinni zobaczyć od razu po wejściu.
Informacje pomagające załatwić sprawę
Numery pokoi, dokumenty potrzebne do złożenia wniosku, kody QR i wskazówki dotyczące kolejnych kroków.
Wydarzenia i informacje lokalne
Zapowiedzi konsultacji, spotkań, sesji rady, wydarzeń kulturalnych i inicjatyw skierowanych do mieszkańców.
Mniej czynności technicznych. Więcej kontroli nad informacją.
Może zmienić komunikat bez wychodzenia z biura.
Może zaplanować publikację z wyprzedzeniem.
Nie musi pamiętać o ręcznym usuwaniu nieaktualnych treści.
Może opublikować tę samą informację na kilku ekranach.
Może szybko poprawić literówkę lub zmienić godzinę.
Zachowuje spójny wygląd komunikatów bez projektowania ich od początku.
Najlepsze rozwiązanie nie powinno dodawać pracownikom nowych obowiązków.
Powinno sprawić, że codzienna publikacja informacji stanie się prostsza niż przygotowanie kolejnej kartki.Co sprawia, że elektroniczna tablica informacyjna naprawdę ułatwia pracę urzędu?
Sam ekran nie rozwiązuje problemu papierowych ogłoszeń. Najważniejsze jest to, jak szybko pracownik może przygotować komunikat, zaplanować jego publikację i upewnić się, że nieaktualna informacja zniknie we właściwym momencie.
Gotowe plansze, które urząd może szybko uzupełnić własną treścią
Pracownik nie powinien za każdym razem projektować komunikatu od początku. Może wybrać przygotowane tło, wpisać najważniejsze informacje, dodać datę, dane wydziału albo kod QR i od razu opublikować gotową planszę.
Osobne układy mogą służyć do prezentowania zmian godzin pracy, terminów składania wniosków, konsultacji społecznych, awarii, wydarzeń lokalnych czy komunikatów kryzysowych.
Harmonogram publikacji
Komunikat może pojawić się w określonym dniu i o wybranej godzinie. Informację o sesji rady, konsultacjach czy zmianie organizacji pracy można przygotować wcześniej i zaplanować jej emisję.
Plansza o skróconych godzinach pracy pojawia się rano, zanim urząd zostanie otwarty.
Automatyczne wygaszanie treści
Nieaktualny komunikat nie musi czekać, aż ktoś przypomni sobie o jego usunięciu. Pracownik może od razu określić, kiedy plansza ma przestać być wyświetlana.
Informacja o awarii znika automatycznie po zakończeniu prac technicznych.
Podział ekranu na strefy
Na jednym ekranie można jednocześnie pokazać główny komunikat, krótkie ogłoszenia, datę, pogodę, pasek informacyjny albo kod QR. Dzięki temu różne treści nie konkurują ze sobą w chaotycznym układzie.
Najważniejsza informacja zajmuje większość ekranu, a krótsze komunikaty pojawiają się w bocznej strefie.
Zdjęcia, filmy i kody QR
Nie każdą informację najlepiej przekazuje sam tekst. Ekran może prezentować zdjęcia z inwestycji, krótkie filmy, mapy, instrukcje oraz kody QR prowadzące do formularza, uchwały albo strony internetowej.
Mieszkaniec skanuje kod QR i od razu przechodzi do formularza online.
Zarządzanie z komputera
Aktualizacja informacji nie wymaga podchodzenia do monitora. Pracownik może przygotować i opublikować treść z poziomu komputera, na którym wykonuje swoje codzienne obowiązki.
Sekretariat poprawia godzinę spotkania bez wychodzenia z biura.
Publikacja na kilku ekranach
Ta sama informacja może zostać wyświetlona w różnych częściach budynku, a poszczególne ekrany mogą również prezentować treści przeznaczone tylko dla konkretnego wydziału lub grupy odbiorców.
Komunikat ogólny trafia na wszystkie ekrany, a informacja wydziałowa tylko do wybranej strefy.
Jeden komunikat może zostać przygotowany raz i opublikowany dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebny.
Pracownik wybiera układ dopasowany do rodzaju komunikatu.
Wpisuje datę, godzinę, nazwę wydziału i najważniejsze informacje.
Określa moment rozpoczęcia i zakończenia wyświetlania.
Komunikat pojawia się na wybranym ekranie bez dodatkowych czynności.
Dobre oprogramowanie nie powinno wymagać od urzędu całkowitej zmiany sposobu pracy.
Powinno po prostu skracać drogę od informacji do mieszkańca.Zobacz, jak jeszcze możesz usprawnić komunikację w urzędzie
Ograniczenie papierowych ogłoszeń to jeden z elementów sprawnej komunikacji. Zobacz również, jak zaplanować elektroniczną tablicę informacyjną, wybrać miejsce montażu monitora oraz wykorzystać nowoczesne rozwiązania podczas spotkań i codziennej obsługi mieszkańców.
Elektroniczna tablica informacyjna dla urzędu
Zobacz, jak infoBOARD pomaga porządkować komunikaty, szybciej aktualizować informacje i przekazywać mieszkańcom najważniejsze treści w bardziej czytelnej formie.
Monitor czy projektor?
Porównaj oba rozwiązania i sprawdź, które lepiej sprawdzi się podczas prezentacji, spotkań, szkoleń i codziennej pracy.
Przeczytaj poradnikMonitor interaktywny do urzędu
Zobacz, jak duży ekran dotykowy może wspierać narady, szkolenia pracowników, konsultacje oraz prezentacje prowadzone w urzędzie.
Zobacz zastosowaniaJak usprawnić komunikację z mieszkańcami?
Poznaj sposoby na szybsze przekazywanie aktualnych informacji i ograniczenie liczby powtarzających się pytań kierowanych do pracowników urzędu.
Poznaj dobre praktykiJak wybrać miejsce montażu monitora?
Sprawdź, gdzie ekran będzie najlepiej widoczny oraz jakie błędy najczęściej popełnia się podczas planowania jego lokalizacji.
Przeczytaj poradnikPapierowe ogłoszenia nie muszą zniknąć z dnia na dzień.
Zastanawiasz się, jak ograniczyć papierowe ogłoszenia w urzędzie, ale nie chcesz zmieniać całego systemu komunikacji od razu? Zacznij od komunikatów, które najczęściej się zmieniają, szybko tracą aktualność i zabierają pracownikom najwięcej czasu.
Bez zobowiązań. Najpierw poznajemy potrzeby urzędu, a dopiero później proponujemy odpowiedni zakres rozwiązania.