Jak usprawnić komunikację z mieszkańcami?
Nie pokazuj wszystkiego naraz. Prowadź mieszkańca przez urząd krok po kroku.
Przy wejściu szuka kierunku. W Biurze Obsługi Mieszkańca — dokumentów i właściwego stanowiska. Na korytarzu — numeru pokoju, a w poczekalni informacji, które mogą oszczędzić mu kolejnej wizyty.
Zobacz, jak zaplanować komunikację od wejścia do budynku aż do momentu jego opuszczenia.
Jedna wizyta.
Pięć miejsc.
Pięć różnych potrzeb.
Mieszkaniec nie potrzebuje przez całą wizytę tych samych informacji. Na każdym etapie zadaje inne pytania. Rolą dobrze zaprojektowanej komunikacji jest odpowiadać na nie dokładnie wtedy, gdy są najbardziej potrzebne.
Gdzie mam pójść?
Jak przygotować sprawę?
Czy jestem we właściwym miejscu?
Co jeszcze warto wiedzieć?
Co dalej?
Pierwsze 30 sekund wizyty. Od nich zaczyna się cała historia.
Wyobraź sobie, że masz do załatwienia jedną sprawę w urzędzie.
Przekraczasz drzwi wejściowe. Nie byłeś tutaj od kilku lat. Nie pamiętasz, na którym piętrze znajduje się właściwy wydział.
Nie wiesz też, czy urząd pracuje dzisiaj w standardowych godzinach i czy nie pojawiły się ważne zmiany organizacyjne.
Rozglądasz się. Czego szukasz jako pierwszego?
W pierwszych sekundach mieszkaniec nie potrzebuje jeszcze szczegółowych informacji o dokumentach, formularzach ani opłatach.
Najpierw chce po prostu wiedzieć: czy trafił we właściwe miejsce i dokąd powinien pójść dalej.
Teraz liczy się konkret. Czy interesant jest gotowy do obsługi?
Właściwe miejsce zostało odnalezione. Pojawiają się jednak kolejne pytania.
Jakie dokumenty trzeba przygotować? Do którego stanowiska podejść? Czy obowiązuje opłata? Czy tę samą sprawę można załatwić przez internet?
Odpowiedzi udzielone jeszcze przed podejściem do pracownika mogą zdecydować o tym, czy sprawa zostanie załatwiona od razu, czy wizyta zakończy się koniecznością uzupełnienia dokumentów.
Co osoba odwiedzająca urząd powinna wiedzieć, zanim usiądzie przy stanowisku?
Na tym etapie ogólna mapa urzędu przestaje wystarczać. Potrzebne są informacje dotyczące konkretnej sprawy: dokumentów, stanowisk, opłat oraz formularzy.
Jeżeli interesant otrzyma je przed rozpoczęciem obsługi, może przygotować brakujący dokument, zeskanować kod QR albo sprawdzić, czy kolejną sprawę załatwi już online.
Jedna wskazówka to czasem za mało. Dobra informacja prowadzi aż do właściwych drzwi.
Właściwy wydział został już odnaleziony. Teraz pozostaje dotrzeć do odpowiedniego pokoju. Rusza więc dalej.
Po drodze pojawia się jednak skrzyżowanie korytarzy. Kilka drzwi, podobne numery pokoi i oznaczenia, które nie zawsze odpowiadają temu, co mieszkaniec zapamiętał przy wejściu.
Teraz nie potrzebuje już ogólnej mapy całego urzędu. Szuka prostego potwierdzenia, że nadal idzie we właściwym kierunku.
Czy kolejna informacja pojawi się, zanim będzie musiał zawrócić?
Na tym etapie liczy się prostota: nazwa wydziału, kierunek, piętro i numer pokoju. Im mniej mieszkaniec musi interpretować, tym szybciej odnajduje właściwe miejsce.
Aktualna informacja może również uprzedzić o zmianie pokoju, czasowym przeniesieniu obsługi albo dyżurze pracownika w innym miejscu.
Prowadzi mieszkańca aż do celu.
Czas, którego nie trzeba marnować. Właśnie teraz urząd ma pełną uwagę.
Właściwy pokój został odnaleziony. Do rozpoczęcia obsługi pozostało jeszcze kilka minut.
Nie trzeba już szukać drogi, numeru stanowiska ani właściwego piętra. Można usiąść i zaczekać na swoją kolej.
To jeden z nielicznych momentów wizyty, w którym uwaga nie jest skupiona wyłącznie na znalezieniu odpowiedniego miejsca.
Jak wykorzystać te kilka minut, żeby przekazać coś naprawdę przydatnego?
To dobre miejsce na przypomnienie o ważnym terminie, pokazanie dostępnych e-usług, konsultacji społecznych albo programu, z którego można skorzystać.
Nie chodzi jednak o wypełnienie ekranu wszystkimi ogłoszeniami. Jedna dobrze dobrana informacja może przynieść więcej korzyści niż kilka komunikatów wyświetlanych jednocześnie.
To chwila, w której urząd naprawdę może zostać zauważony.
Sprawy, które następnym razem można załatwić bez wizyty.
Daty naborów, opłat, konsultacji i składania wniosków.
Informacje o wsparciu, naborach i lokalnych inicjatywach.
Treści, które przyciągają uwagę i budują zainteresowanie ekranem.
Sprawa została załatwiona. Dobra komunikacja pomaga również po wyjściu.
Dokumenty zostały złożone. Rozmowa z pracownikiem dobiegła końca. Można już skierować się do wyjścia.
To jednak nie musi być ostatni moment, w którym urząd pomaga osobie załatwiającej sprawę.
Po zakończeniu wizyty pojawiają się kolejne pytania. Gdzie sprawdzić status sprawy? Jak skontaktować się z urzędem? Czy następnym razem podobną formalność można załatwić przez internet?
Co warto przekazać, zanim drzwi urzędu zamkną się za interesantem?
Na tym etapie nie jest już potrzebna mapa budynku ani lista pokoi. Znacznie bardziej przydadzą się dane kontaktowe, adres strony, najpopularniejsze e-usługi oraz kod QR prowadzący bezpośrednio do formularzy.
Dobrze dobrana informacja może podpowiedzieć, jak sprawdzić kolejne etapy postępowania, zarezerwować wizytę albo załatwić następną sprawę bez ponownego przyjazdu.
Informacja, gdzie sprawdzić przebieg sprawy i co zrobić dalej.
Kody QR i odnośniki do spraw, które można załatwić zdalnie.
Telefon, adres e-mail, strona internetowa i godziny pracy.
Możliwość wcześniejszej rezerwacji terminu lub przygotowania dokumentów.
Jedna osoba. Pięć miejsc. Za każdym razem inne pytanie.
Przeszliśmy przez urząd od wejścia aż do wyjścia. Na każdym etapie potrzebna była inna informacja — nie dlatego, że wcześniejsza była zła, lecz dlatego, że zmieniła się sytuacja.
Gdzie mam pójść?
Godziny pracy, mapa budynku, lista wydziałów i najważniejsze zmiany organizacyjne.
Jak przygotować sprawę?
Wymagane dokumenty, opłaty, numery stanowisk, formularze i dostępne e-usługi.
Czy idę we właściwym kierunku?
Plan piętra, kierunki przejścia, nazwy wydziałów, numery pokoi i aktualne zmiany lokalizacji.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Ważne terminy, programy dla mieszkańców, konsultacje, e-usługi i wydarzenia lokalne.
Co mogę zrobić dalej?
Status sprawy, dane kontaktowe, kody QR, formularze online i przygotowanie kolejnej wizyty.
Nie ma jednej informacji dobrej dla każdego miejsca w urzędzie.
Spójna komunikacja nie oznacza wyświetlania wszędzie tych samych treści. Oznacza prowadzenie odwiedzającego przez kolejne etapy wizyty tak, aby w każdym miejscu otrzymał odpowiedź na pytanie, które właśnie pojawia się w jego głowie.
Właściwa informacja. W odpowiednim miejscu. Dokładnie wtedy, gdy staje się potrzebna.
Pięć miejsc. Różne treści. Jeden system komunikacji.
Każde miejsce w urzędzie odpowiada na inne pytania. Nie oznacza to jednak, że każdy ekran musi działać osobno.
W holu potrzebne są godziny pracy, mapa budynku i najważniejsze komunikaty. W Biurze Obsługi — informacje o stanowiskach, dokumentach i sposobie załatwienia sprawy.
Na korytarzach liczą się kierunki i numery pokoi, a w poczekalni można prezentować e-usługi, terminy, konsultacje i wydarzenia lokalne.
Jak zarządzać tymi wszystkimi treściami bez tworzenia pięciu niezależnych systemów?
Wszystkie ekrany mogą być zarządzane z jednego miejsca, ale nie muszą wyświetlać tego samego. Osoba odpowiedzialna za komunikację może przygotować jeden komunikat dla całego urzędu albo skierować go wyłącznie do wybranej lokalizacji.
Dzięki temu zmiana numeru pokoju może pojawić się tylko na korytarzu, informacja o dokumentach w Biurze Obsługi, a zaproszenie na sesję rady również przy sali konferencyjnej.
Oznacza zarządzanie różnymi treściami według jednej, uporządkowanej logiki.
Godziny pracy, mapa urzędu, aktualności i pilne zmiany.
Dokumenty, opłaty, stanowiska, formularze i e-usługi.
Kierunki, piętra, numery pokoi i zmiany lokalizacji.
Ważne terminy, programy, wydarzenia i informacje dodatkowe.
Komunikaty dopasowane do konkretnych spotkań i odbiorców.
Elektroniczna tablica informacyjna dla urzędu może działać jako część większego systemu.
Zobacz, jak można zaplanować ekrany, treści i sposób zarządzania komunikacją w całym budynku.
Zobacz rozwiązanie dla urzędówZanim urząd przekaże ważną informację, musi najpierw zdobyć uwagę.
Nie wszystkie komunikaty urzędowe potrafią zatrzymać wzrok.
Zmiana godzin pracy, termin składania wniosków czy zaproszenie do konsultacji mogą być bardzo ważne. Rzadko są jednak treściami, których ktoś aktywnie szuka podczas każdej wizyty w urzędzie.
Zdjęcia z lokalnych wydarzeń, zapowiedź koncertu, rodzinny piknik albo kalendarz najbliższych atrakcji działają inaczej. Dają powód, aby zatrzymać się przy ekranie na dłużej.
Co się stanie, gdy ważny komunikat pojawi się obok treści, które naprawdę interesują lokalną społeczność?
Jeżeli ekran pokazuje wyłącznie formalne ogłoszenia, po pewnym czasie może stać się elementem tła. Treści pozostają aktualne, ale coraz mniej osób zwraca na nie uwagę.
Fotorelacje, lokalne inicjatywy i zapowiedzi wydarzeń sprawiają, że cyfrowa tablica informacyjna w urzędzie zaczyna żyć razem z miejscowością. Obok nich nadal można prezentować ważne terminy, ostrzeżenia i komunikaty organizacyjne.
Ekran powinien być jednocześnie przydatny, aktualny i interesujący.
Nie chodzi o zastępowanie informacji urzędowych rozrywką. Chodzi o stworzenie takiego układu treści, który zachęca do patrzenia, a następnie kieruje uwagę na to, co w danym momencie jest ważne.
Fotorelacje, wydarzenia, lokalne inicjatywy, sukcesy mieszkańców i kalendarz życia miasta lub gminy.
Zmiany godzin pracy, pilne komunikaty, terminy, utrudnienia i informacje dotyczące bieżącej obsługi.
Kody QR, formularze, e-usługi i jasne wskazanie, co należy zrobić po przeczytaniu komunikatu.
Gdy na ekranie regularnie pojawia się coś nowego, przydatnego lub interesującego, patrzenie na niego staje się naturalnym nawykiem.
Wtedy ważny komunikat ma znacznie większą szansę zostać zauważony — nie dlatego, że jest większy lub głośniejszy, ale dlatego, że pojawia się w miejscu, któremu odbiorcy już poświęcają uwagę.
Trzy sekundy. Jedno zdanie. Jeden kolejny krok.
Uwaga została zdobyta. Teraz najważniejsza informacja musi być zrozumiała niemal od razu.
Mieszkańcy nie stoją przed ekranem tak długo, jak pracownik urzędu czyta pismo lub zarządzenie. Najczęściej spoglądają na komunikat przez kilka sekund.
W tym czasie powinni zrozumieć, co się wydarzyło, kiedy zmiana zacznie obowiązywać i co należy zrobić dalej.
Jak zamienić formalną informację w komunikat, który da się szybko zauważyć, przeczytać i zapamiętać?
Uprzejmie informujemy, iż w związku z koniecznością przeprowadzenia zaplanowanych prac technicznych oraz czynności związanych z aktualizacją systemów informatycznych, w dniu 23 maja bieżącego roku zmianie ulegają godziny funkcjonowania Urzędu Miasta.
W wymienionym terminie obsługa interesantów prowadzona będzie do godziny 13:00. Prosimy o uwzględnienie powyższej zmiany podczas planowania wizyty.
- Najważniejsza informacja pojawia się dopiero w środku tekstu.
- Komunikat wymaga zatrzymania się i przeczytania całości.
- Brakuje wyraźnego wskazania, co należy zrobić dalej.
- Zmiana jest widoczna już w pierwszym zdaniu.
- Data i godzina nie wymagają szukania w tekście.
- Komunikat podpowiada kolejny możliwy krok.
Dobry komunikat odpowiada na trzy pytania.
Jedna najważniejsza informacja bez długiego wprowadzenia.
Jednoznaczna data, godzina lub termin obowiązywania.
Adres, stanowisko, kod QR, formularz albo prosty kolejny krok.
Sprawdź komunikat testem trzech sekund.
Spójrz na przygotowany ekran tylko przez chwilę. Jeżeli nie potrafisz od razu powiedzieć, co jest najważniejsze, komunikat wymaga uproszczenia.
Czy główna informacja jest widoczna bez czytania całego tekstu?
Czy data, miejsce i godzina są jednoznaczne?
Czy odbiorca wie, co powinien zrobić po przeczytaniu?
Czy szczegóły można przenieść pod kod QR lub na stronę urzędu?
Ta sama informacja może pomóc trzem stronom jednocześnie.
Dobrze zaplanowana komunikacja z mieszkańcami pomaga skrócić wizytę, ograniczyć liczbę powtarzalnych pytań i uporządkować przepływ informacji w całym urzędzie.
Szybciej odnajduje drogę i lepiej przygotowuje sprawę.
Już po wejściu wie, gdzie powinien się udać, jakie dokumenty przygotować i co może załatwić bez kolejnej wizyty.
-
✓
Szybciej znajduje właściwy wydział, pokój lub stanowisko.
-
✓
Otrzymuje aktualne informacje o godzinach pracy i zmianach.
-
✓
Wie, jakie dokumenty, formularze i opłaty są potrzebne.
-
✓
Łatwiej korzysta z kodów QR, formularzy i e-usług.
Rzadziej odpowiada na te same pytania.
Podstawowe informacje są dostępne wcześniej, dlatego rozmowa przy stanowisku może dotyczyć właściwej sprawy, a nie szukania drogi.
-
✓
Mniej pytań o pokoje, godziny pracy i lokalizację wydziałów.
-
✓
Mniej sytuacji, w których przy obsłudze brakuje dokumentów.
-
✓
Szybsze przekazywanie zmian organizacyjnych i pilnych komunikatów.
-
✓
Więcej czasu na merytoryczną obsługę interesantów.
Porządkuje komunikację w całym budynku.
Różne ekrany mogą prezentować inne treści, ale wszystkie pozostają częścią jednego spójnego systemu informacji.
-
✓
Szybsza aktualizacja informacji w wybranych miejscach.
-
✓
Mniej nieaktualnych kartek i papierowych komunikatów.
-
✓
Większa widoczność e-usług, programów i lokalnych inicjatyw.
-
✓
Bardziej uporządkowany i przyjazny wizerunek instytucji.
Lepsza informacja nie przyspiesza tylko drogi przez budynek. Usprawnia działanie całego urzędu.
Gdy odpowiedzi pojawiają się zanim padnie pytanie, interesant szybciej przechodzi przez kolejne etapy wizyty, pracownik może skoncentrować się na obsłudze, a urząd łatwiej zarządza bieżącą komunikacją.
Największą korzyścią nie jest sam ekran. Jest nią sprawniej zaprojektowane doświadczenie osoby odwiedzającej urząd.
Nie zaczynaj od wyboru monitora. Zacznij od pytań słyszanych każdego dnia.
Aby usprawnić komunikację z mieszkańcami, warto najpierw przeanalizować ich drogę od wejścia do urzędu aż do zakończenia wizyty. Najlepszy system komunikacji nie powstaje od wyboru przekątnej, liczby ekranów ani miejsca montażu. Najpierw trzeba zrozumieć, gdzie podczas wizyty pojawiają się wątpliwości i jakiej odpowiedzi w danym momencie potrzebuje interesant.
Zapisz pytania, które najczęściej słyszą pracownicy.
Gdzie znajduje się właściwy wydział? Jakie dokumenty są potrzebne? Czy urząd jest dziś otwarty? Czy sprawę można załatwić online?
Powtarzające się pytania pokazują, gdzie brakuje informacji albo gdzie trudno ją szybko odnaleźć.
Sprawdź, w którym miejscu pojawia się pytanie.
Inne problemy występują przy wejściu, inne w Biurze Obsługi, a jeszcze inne na korytarzu lub podczas oczekiwania na swoją kolej.
Dobra informacja powinna pojawić się zanim interesant będzie zmuszony poprosić pracownika o pomoc.
Przypisz treści do konkretnych miejsc w budynku.
Przy wejściu pokaż mapę i godziny pracy. W Biurze Obsługi — dokumenty, stanowiska i opłaty. Na korytarzu — kierunki, numery pokoi i bieżące zmiany.
Spójność nie oznacza wyświetlania wszędzie tych samych informacji.
Ustal, kto odpowiada za aktualizację komunikatów.
Warto określić, kto publikuje treści, kto zatwierdza ważne komunikaty i kto usuwa informacje, które przestały być aktualne.
Nawet najlepiej zaprojektowany ekran nie pomoże, jeżeli prezentuje informacje sprzed kilku tygodni.
Dopiero teraz określ liczbę, wielkość i lokalizację ekranów.
Gdy wiadomo już, jakie informacje mają być przekazywane i gdzie są potrzebne, łatwiej dobrać odpowiednią przekątną, sposób montażu oraz liczbę punktów informacyjnych.
Technologia staje się wtedy odpowiedzią na konkretną potrzebę, a nie przypadkowym wyposażeniem budynku.
Wejdź jutro do urzędu tak, jakbyś był tutaj pierwszy raz.
Nie myśl jak pracownik. Nie korzystaj z wiedzy o budynku, którą masz od lat.
- Czy po wejściu wiadomo, gdzie należy się udać?
- Czy łatwo odnaleźć właściwy wydział i numer pokoju?
- Czy najważniejsze zmiany są widoczne bez pytania pracownika?
- Czy przed obsługą wiadomo, jakie dokumenty przygotować?
- Czy po wyjściu wiadomo, co można zrobić dalej lub online?
Jak usprawnić komunikację z mieszkańcami w urzędzie? Praktyczne odpowiedzi przed wdrożeniem
Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące komunikacji z mieszkańcami w urzędzie, lokalizacji ekranów, przygotowania treści oraz organizacji systemu monitorów informacyjnych.
Najpierw potrzeby odbiorców. Dopiero później technologia.
Elektroniczna tablica informacyjna w urzędzie przynosi najlepsze rezultaty wtedy, gdy odpowiada na rzeczywiste pytania pojawiające się podczas wizyty — od wejścia do budynku aż do jego opuszczenia.
Treść należy dopasować do miejsca, momentu wizyty i aktualnej potrzeby interesanta.
01 Jak usprawnić komunikację z mieszkańcami w urzędzie?
Najpierw warto przeanalizować pytania, które każdego dnia słyszą pracownicy urzędu. Następnie należy sprawdzić, w których miejscach pojawiają się problemy z odnalezieniem wydziału, przygotowaniem dokumentów albo zrozumieniem bieżących komunikatów.
Skuteczna komunikacja z mieszkańcami w urzędzie polega na przekazywaniu właściwej informacji we właściwym miejscu: przy wejściu, w Biurze Obsługi Mieszkańca, na korytarzu, w poczekalni oraz przy wyjściu.
02 Jakie informacje warto wyświetlać przy wejściu do urzędu?
Przy wejściu najlepiej prezentować godziny pracy, mapę budynku, listę wydziałów, najważniejsze kierunki oraz bieżące zmiany organizacyjne. Osoba wchodząca do urzędu powinna szybko ustalić, dokąd ma się udać.
Szczegółowe informacje o dokumentach lub opłatach lepiej pokazać bliżej stanowiska, którego dotyczą. Dzięki temu ekran w holu pozostaje czytelny i nie próbuje odpowiadać na wszystkie pytania jednocześnie.
03 Co powinien pokazywać monitor informacyjny w Biurze Obsługi Mieszkańca?
W Biurze Obsługi Mieszkańca przydatne są informacje o wymaganych dokumentach, opłatach, formularzach, numerach stanowisk i dostępnych e-usługach.
Monitor informacyjny w urzędzie powinien w tym miejscu przygotować interesanta do rozmowy z pracownikiem. Dzięki temu rzadziej dopiero przy stanowisku okazuje się, że brakuje załącznika, podpisu lub potwierdzenia opłaty.
04 Gdzie najlepiej zamontować monitor informacyjny w urzędzie?
Ekran powinien znaleźć się w miejscu, w którym naturalnie pojawia się potrzeba uzyskania informacji. Może to być hol wejściowy, Biuro Obsługi Mieszkańca, skrzyżowanie korytarzy, poczekalnia albo przestrzeń przy wyjściu.
Przy wyborze lokalizacji trzeba uwzględnić kierunek ruchu, odległość od odbiorcy, wysokość montażu, warunki oświetleniowe oraz czas, jaki interesant może przeznaczyć na przeczytanie treści.
05 Czy każdy ekran w urzędzie powinien prezentować inne treści?
Nie każdy komunikat musi być inny, ale zawartość ekranów powinna odpowiadać ich lokalizacji. Informację pilną można wyświetlić w całym budynku, natomiast mapę piętra lub zmianę numeru pokoju tylko tam, gdzie jest potrzebna.
System monitorów informacyjnych pozwala zachować wspólną identyfikację wizualną i jednocześnie kierować różne komunikaty do wybranych ekranów.
06 Czy elektroniczna tablica informacyjna zastąpi papierowe ogłoszenia?
Elektroniczna tablica informacyjna może przejąć większość bieżących komunikatów, które często się zmieniają: godziny pracy, wydarzenia, terminy, utrudnienia, konsultacje i informacje organizacyjne.
Nie każdy dokument można jednak usunąć z tradycyjnej tablicy. Część ogłoszeń nadal może wymagać publikacji w określonej formie. Cyfrowa komunikacja w urzędzie przede wszystkim ogranicza liczbę dodatkowych kartek pojawiających się na drzwiach, ścianach i stanowiskach obsługi.
07 Jak długie powinny być komunikaty na ekranie?
Komunikat powinien przekazywać jedną główną informację, czytelną w ciągu kilku sekund. Najważniejszy nagłówek musi być widoczny od razu, a data, godzina i miejsce nie powinny być ukryte w długim akapicie.
Szczegółowe informacje można przenieść na stronę internetową, do formularza lub pod kod QR. Monitor nie powinien wyświetlać całego urzędowego dokumentu, lecz pomagać zrozumieć jego najważniejszy sens.
08 Jakie treści najlepiej przyciągają uwagę interesantów?
Uwagę dobrze przyciągają zdjęcia z życia miasta lub gminy, zapowiedzi wydarzeń, fotorelacje, lokalne inicjatywy, kalendarze atrakcji i informacje dotyczące codziennego życia społeczności.
Takie materiały można łączyć z ważnymi komunikatami urzędu. Dzięki temu ekran pozostaje interesujący, a informacje dla mieszkańców w urzędzie mają większą szansę zostać zauważone.
09 Czy monitor informacyjny może promować e-usługi w urzędzie?
Tak. Ekran może prezentować sprawy dostępne online, instrukcje, adresy stron oraz kody QR prowadzące bezpośrednio do formularzy i usług elektronicznych.
Szczególnie dobrze sprawdza się to w poczekalni oraz przy wyjściu. Interesant może dowiedzieć się, że kolejną sprawę da się załatwić zdalnie, bez ponownego przyjazdu do urzędu.
10 Jak często należy aktualizować treści na monitorach?
Treści trzeba aktualizować zawsze wtedy, gdy zmieniają się godziny pracy, terminy, lokalizacje wydziałów lub zasady obsługi. Komunikaty czasowe powinny automatycznie znikać po zakończeniu okresu publikacji.
Warto również regularnie zmieniać aktualności, wydarzenia i materiały lokalne. Jeżeli przez wiele tygodni ekran pokazuje to samo, odbiorcy mogą przestać zwracać na niego uwagę.
11 Kto powinien zarządzać elektroniczną tablicą informacyjną w urzędzie?
Najlepiej wyznaczyć osobę lub niewielki zespół odpowiedzialny za publikowanie, zatwierdzanie i usuwanie komunikatów. Zadania mogą zostać podzielone pomiędzy sekretariat, promocję, Biuro Obsługi Mieszkańca oraz poszczególne wydziały.
Ważne jest ustalenie prostych zasad: kto przygotowuje treść, kto ją zatwierdza, na których ekranach ma się pojawić i kiedy powinna zostać automatycznie wycofana.
12 Od czego rozpocząć wdrożenie systemu monitorów informacyjnych?
Wdrożenie warto rozpocząć od krótkiego audytu drogi interesanta. Należy przejść przez budynek od wejścia do wyjścia i zapisać, gdzie najczęściej pojawiają się pytania, niepewność lub potrzeba uzyskania aktualnej informacji.
Dopiero po określeniu miejsc, treści i sposobu aktualizacji należy dobierać liczbę ekranów, przekątne oraz sposób montażu. Dzięki temu elektroniczna tablica informacyjna w urzędzie staje się odpowiedzią na konkretną potrzebę, a nie przypadkowym elementem wyposażenia.
Nie próbuj pokazać wszystkiego. Pokaż to, co jest potrzebne właśnie teraz.
Jak usprawnić komunikację z mieszkańcami? Zacząć od ich drogi przez urząd, najczęściej zadawanych pytań i miejsc, w których odpowiedź powinna pojawić się jeszcze przed kontaktem z pracownikiem.
Zobacz swój urząd oczami osoby, która jest w nim pierwszy raz.
Czy po wejściu wiadomo, dokąd pójść? Czy najważniejsze informacje pojawiają się tam, gdzie są potrzebne? Czy interesant może przygotować sprawę, zanim podejdzie do stanowiska?
Nie musisz od razu planować rozbudowanego systemu monitorów. Zacznij od miejsc, w których najczęściej padają pytania o drogę, dokumenty, terminy i sposób załatwienia sprawy. Pomożemy Ci zaplanować komunikację z mieszkańcami tak, aby najważniejsze informacje pojawiały się dokładnie tam, gdzie są potrzebne.
Opowiesz nam o budynku, sposobie obsługi i najczęściej pojawiających się pytaniach.
Wspólnie określimy, gdzie informacja jest najbardziej potrzebna i co powinno pojawiać się na poszczególnych ekranach.
Dobierzemy liczbę ekranów, ich wielkość, sposób montażu i organizację zarządzania komunikatami.
Pierwsza rozmowa nie zobowiązuje do zakupu ani wdrożenia. Jej celem jest uporządkowanie potrzeb komunikacyjnych urzędu.